> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentatie.norwin.ai/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentatie.norwin.ai/per-rol/overzicht/ai-tools-register.md).

# Tools en het register van AI-systemen

Onder **Compliance** > **Tools** houd je bij welke AI-tools je bedrijf gebruikt, wie ervoor verantwoordelijk is en of je collega's ze mogen gebruiken. Het register is een hulpmiddel om overzicht te houden. Je vult het zelf in. Norwin AI controleert de inhoud niet, het register is geen juridisch oordeel en het vervangt je verwerkingsregister onder de AVG niet.

## Waar vind je het

Bovenaan de pagina **Tools** staan tabbladen. Wat je ziet, hangt af van je rol:

| Tabblad    | Wat erin staat                                                                     | Beheerder | Medewerker |
| ---------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | --------- | ---------- |
| Toegestaan | De tools die jij hebt beoordeeld, zoals je collega's ze zien                       | ja        | ja         |
| Jouw tools | Het register van AI-systemen van je bedrijf                                        | ja        | nee        |
| Aanvragen  | Aanvragen van collega's voor een tool die er nog niet bij staat                    | ja        | nee        |
| Ontdekken  | De bibliotheek met tools. Een beheerder voegt er een tool uit toe aan het register | ja        | ja         |

Een medewerker heeft dus twee tabbladen. Zie [Toegestane tools gebruiken en aanvragen](/per-rol/overzicht-1/toegestane-tools.md).

## Wat staat erin

Per AI-systeem leg je vast:

| Veld             | Wat je invult                                                                          |
| ---------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- |
| Naam             | De naam van de tool of toepassing. Noem geen personen.                                 |
| Soort            | **Tool**, **AI-functie in ander product**, **Eigen toepassing** of **Agent**           |
| Leverancier      | Wie de tool levert                                                                     |
| Doel             | Waarvoor je het gebruikt. Noem geen personen.                                          |
| Eigenaar         | Een collega uit je workspace die zich verantwoordelijk voelt voor dit systeem          |
| Team en Project  | Bij welk team of project het systeem hoort (mag leeg)                                  |
| Gebruik          | **In gebruik**, **In beoordeling** of **Uitgefaseerd**                                 |
| Persoonsgegevens | **Ja**, **Nee** of **Onbekend**: jouw eigen inschatting of er persoonsgegevens in gaan |

Op de kaart van een systeem zie je de eigenaar, het gebruik, de persoonsgegevens en de [risico-indicatie](/per-rol/overzicht/risico-indicatie.md). Met **Weergave** wissel je tussen **Actief** en **Gearchiveerd**.

Heb je nog niets vastgelegd, dan staat er **Nog geen AI-systemen vastgelegd**. Begin met de tools die jullie nu al gebruiken, bijvoorbeeld een chatassistent of een AI-functie in je boekhoudpakket.

## Een tool toevoegen

* **Toevoegen uit de bibliotheek.** Kies een tool uit de bibliotheek (tabblad **Ontdekken**). De naam en de leverancier worden ingevuld. Je kunt ze daarna aanpassen. Daarna staat er: *"{naam} staat in je register. Stel in of je collega's hem mogen gebruiken."*
* **Eigen tool toevoegen.** Vul het formulier in en kies **Toevoegen**. Met **Ook voorstellen voor de bibliotheek** laat je Norwin AI bekijken of de tool in de bibliotheek kan, zodat ook anderen hem kunnen kiezen. Je tool staat hoe dan ook in je eigen register.

Een tool die je voor een project nodig hebt, koppel je ook aan het project zelf. Zie [Een tool aan een project koppelen](#een-tool-aan-een-project-koppelen).

## De eigenaar

De eigenaar is de collega die zich verantwoordelijk voelt voor een systeem. Hoort die collega niet meer bij de workspace, dan vervalt de eigenaar en staat het systeem weer **Geen eigenaar**. Kies dan in het menu bij het systeem **Bewerken** en wijs een nieuwe eigenaar aan.

## Je eigen oordeel: mag het gebruikt worden?

Per systeem bepaal je of je collega's het mogen gebruiken. Open het menu bij het systeem en kies **Toegestaan instellen**. Je ziet het venster **Tool-instellingen** met twee onderdelen: **Toegestaan** en **Gegevens**.

1. Kies bij **Mag dit gebruikt worden?** een van de vier antwoorden:

   | Antwoord            | Betekenis                                   |
   | ------------------- | ------------------------------------------- |
   | Toegestaan          | Collega's mogen de tool voor werk gebruiken |
   | Onder voorwaarden   | Mag, maar met een voorwaarde                |
   | Niet toegestaan     | Collega's gebruiken de tool niet voor werk  |
   | Nog niet beoordeeld | Je hebt er nog niets over besloten          |
2. Kies je **Onder voorwaarden**, vul dan een **Voorwaarde** in (kort, bijvoorbeeld: *alleen zonder klantgegevens*) of een **Link naar je eigen beleid**, die met `https://` begint. Eén van de twee is verplicht.
3. Kies **Opslaan**.

Het platform onthoudt de datum van je oordeel (**Laatst beoordeeld**). Dit is het oordeel van jouw bedrijf over zijn eigen tools. Het is geen oordeel van Norwin AI en zegt niets over wat de wet toestaat. Wil je dat een jurist of je functionaris gegevensbescherming meekijkt, vraag dat dan buiten het platform.

Je collega's zien op **Toegestaan** de tools die je hebt beoordeeld, met naam, soort, je oordeel, de voorwaarde en de link naar je beleid. De eigenaar en de persoonsgegevens zien ze niet. Met **Bekijk zoals collega's het zien** open je dezelfde lijst.

## Aanvragen van collega's

Staat een tool nog niet in de lijst, dan vraagt een collega hem aan. Je ziet dat in drie plekken:

* een teller bij **Tools** in het menu;
* op je Home onder **Vraagt aandacht**: *"1 toolaanvraag wacht op een besluit"*, met de knop **Beoordelen**;
* op het tabblad **Aanvragen**.

Per aanvraag zie je de naam, wie hem aanvroeg en waarvoor. Je kiest:

* **Toestaan.** Je ziet het venster **Aanvraag toestaan**. Kies **Toegestaan** of **Onder voorwaarden**, vul zo nodig de voorwaarde of de link naar je beleid in en kies **Toestaan**. De tool komt in de lijst met toegestane tools.
* **Afwijzen.** Geef een **Reden** (verplicht, hooguit 500 tekens) en kies **Afwijzen**. De aanvrager ziet je reden bij zijn aanvraag.

De aanvrager ziet de uitkomst bij zijn aanvraag. Een aanvraag beantwoord je alleen op dit tabblad; in het register kun je hem niet bewerken of archiveren.

## Een tool aan een project koppelen

Open het project en kies het tabblad **Tooling**. Met **Tool koppelen** kies je een AI-systeem uit je register. Staat het er nog niet, kies dan **Nieuw AI-systeem aanmaken**. Met **Ontkoppelen** haal je de koppeling weer weg; de tool zelf blijft staan. Een collega die een tool aanvraagt vanuit een project, ziet hem daar met het label **In afwachting** tot jij beslist. Je beslist dan onder **Aanvragen**.

## Een systeem archiveren

Kies in het menu bij het systeem **Archiveren**. Een gearchiveerd systeem blijft bewaard, maar de eigenaar wordt losgekoppeld en je kunt het niet meer bewerken. Onder **Gearchiveerd** vind je het terug.

## Wie kan wat

* **Beheerder:** het hele register, de beoordelingen en de aanvragen.
* **Medewerker:** de lijst met toegestane tools lezen en een tool aanvragen. Het register zelf ziet een medewerker niet.
* **Medewerker van Norwin AI:** kan het register van je workspace inzien en wijzigen. Dat staat in de historie van je workspace.

Het register zit in je [gegevensexport](/per-rol/overzicht/gegevens-exporteren.md#ai-systemsjson).


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:

```
GET https://documentatie.norwin.ai/per-rol/overzicht/ai-tools-register.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.